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与新的和现有的供应商建立和下达订单

建立或修改供应商的流程在2021年9月发生了变化——现有的web应用程序表单已被改进后的简化版本所取代 T1我的供应商仪表盘.

请熟悉下面的常见问题,并删除旧web应用程序表单的任何链接或保存版本.

使用 我的供应商仪表盘 在T1查询你的供应商是否已经在大学注册.

 仪表盘上的交通灯指示是否有供应商可供使用:

  • 绿色=供应商可用于新的申请
  • 红色=供应商不活跃,要求检查银行/账户详细信息和/或 IR35决心 在被用于新的任务之前

将仪表板图标添加到我的页面以方便访问:

  • 进入你的“我的”页面
  • 点击页面底部中间的“Reports”文件夹
  • 当“Reports”文件夹打开时, 点击“我的供应商仪表板”图标,并向上拖动到“我的”页面

请考虑是否可以租用或借用你所需要的,而不是购买新的-请参阅 负责采购指导清单.

一次性购买,费用低于1英镑,000不需要在T1设立供应商,可以使用大学采购卡或通过 付款 形式.

请注意-购买卡和付款表格不能用于定期/重复购买.

如果供应商提供服务,则遵循电子索赔流程 “聘用自雇人士” 即使是在使用购物卡或付款单付款时,也不能下订单.

如果你在你的学院或服务中没有购买卡,请联系 procurement-operations@tangcueco.com 提供以下资料,代表您进行购买:

  • 所购买物品的详细资料
  • 发票或商品的网络链接
  • The total cost (<£1000) 
  • 任何增值税和送货/服务费用
  • 支付该项目的全部预算或项目代码
  • 如果你不是预算持有人, 请从预算持有人提供确认,您有权限进行此购买
  • 这件物品的收货地址
  • 自雇供应商的E-claims TR2参考编号

看到 供应商建立和修改流程图 有关申请新供应商的详细步骤已加入大学的财务系统, T1.

想要建立新供应商的学生应要求工作人员代表他们提交表格.

一旦“申请新供应商”表格通过T1提交:

  • 第一次审核由财务部门进行,财务部门将在5个工作日内通过电子邮件通知申请人结果.
  • 如被拒绝,本署会通知申请人以其他方式取得该等货品/服务.
  • 如果你被录取了, 供应商将由财务服务部门通过电子邮件发送一个在线表格的链接,以填写有关其业务的进一步信息(新供应商外部表单示例.
  • 一旦供应商完成在线表格,财务服务将进行第二次审核.
  • 如果你被录取了, 供应商的详细信息被添加到T1,供应商现在出现在仪表板上,交通灯为绿色.
  • 请求者通过电子邮件通知财务服务部供应商现在处于T1活跃状态.
  • 财务处邀请供应商从现在起使用T1供应商门户网站,以便随时更新他们的帐户详细信息,并查看他们的发票和汇款信息.‌

看到 供应商建立和修改流程图 查阅有关通知财务处供应商资料已更改的步骤.

想要修改现有供应商的学生应要求工作人员代表他们提交表格.

一旦“修改供应商”表格通过T1提交:

  • 财务服务部门审查请求.  如果要更改银行信息, 供应商被禁用,以确保付款没有发送到错误的银行账户-仪表盘红绿灯变成红色.
  • 财务服务邀请供应商使用T1供应商门户来更新他们的详细信息.
  • 一旦供应商更新了他们的详细信息, 财务部门审查信息,然后更新T1并在需要时重新激活.
  • 通过电子邮件通知请求者,供应商现在在T1活跃,并准备使用-仪表盘交通灯是绿色的.
  • 从现在开始,供应商使用T1供应商门户保持其帐户详细信息的更新,并查看其发票和汇款信息.

如果供应商的仪表盘交通灯是红色的,这意味着他们已经被停用.  这可能有很多原因:

  • 他们的银行信息不正确.
  • An IR35决心 在它们被用于新的业务之前是必需的吗.  
  • 该供应商不再被批准使用. 

要重新激活供应商,请参见 供应商建立和修改流程图 有关要采取的步骤的详细信息.

想要重新激活供应商的学生应要求工作人员代表他们提交表格.

一旦“重新激活供应商帐户”表格通过T1提交:

  • 财务服务部门审查请求.
  • 财务服务邀请供应商使用T1供应商门户来更新他们的详细信息.
  • 一旦供应商在门户中更新了他们的详细信息, 财务部门审查这些信息,然后重新激活它们.
  • 通过电子邮件通知请求者,供应商现在在T1活跃,并准备使用-仪表盘交通灯是绿色的.
  • 从现在开始,供应商使用T1供应商门户保持其帐户详细信息的更新,并查看其发票和汇款信息.
请注意-为确保符合HMRC的IR35法规,供应商可能会在每项业务结束时被停用.

KB88凯时官网供应商门户网站是安全的, 基于网络的门户网站与T1财务系统.  它使KB88凯时官网的供应商能够登录和查看他们的帐户详细信息, 检查发票的状态, 下载汇款通知,并要求更新银行详细信息.

这 供应商门户指南 提供门户的高级解释. ‌

步骤1 -在T1中创建申请单,参见 临时申请指南‌‌‌‌.

对于服务订单-如果供应商已被HMRC/TR2流程确定为自雇工作合同: 

  • 在申请的“设置”选项卡的“参考1”字段中输入e -索赔结果TR2参考编号.
  • 回答这个问题:“你附上了自雇证书吗??改为“是”.
  • 如果供应商不收取增值税,则使用“外部范围”(OS)的增值税状态.

步骤2 -货物/服务收到后,请立即收到订购单,详情见 接收T1采购订单.

步骤3 -确保供应商在发票上包含您的采购订单号,并将其以pdf格式发送到invoices@tangcueco.com.  有关可接受的发票格式的详细信息,请参见 供应商发票要求.

员工如对如何增加或修改供应商有疑问,请致电01392 726981(分机6981)或发送电子邮件联系财务帮助台 financehelpdesk@tangcueco.com.

供应商如有任何疑问或投诉,请致电 procurement-operations@tangcueco.com 谁会指引你找到正确的团队/人.