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冠状病毒(新型冠状病毒肺炎)

可以理解的是,每个人的首要任务都是家庭的健康和幸福, 朋友, KB88凯时官网在学院和专业服务部门的学生和同事,在未来几周将继续如此. 但KB88凯时官网也必须关注大学的财政状况,因为这些是每个人工作安全的基础.  由于KB88凯时官网在过去几年的共同努力,通过提高效率和重组来增加收入和利润率,KB88凯时官网的财务状况比许多其他公司更安全, 然而, 鉴于所有这些不确定性,KB88凯时官网需要共同考虑一些问题.

KB88凯时官网的现金余额很高(截至2020年4月超过1.53亿英镑), 如果KB88凯时官网需要,KB88凯时官网可以获得大量的低成本信贷额度(5000万英镑),KB88凯时官网希望在这些细节变得清晰时利用政府的金融支持计划. KB88凯时官网的监管机构/资助者, OfS(1300万英镑教学补助金)和UKRI(2600万英镑qr补助金和UKRI资助的个人研究补助金和合同)正在与该部门合作,以支持财政安全. 当事情稳定下来后,KB88凯时官网将审查通过保险来收回中断活动的成本的可能性,但这需要时间来审查,而且不会直接进行,因为保险公司本身也面临压力.

KB88凯时官网每个月的工资支出为2200万英镑,学生资助等非薪酬成本为1200万英镑, 付款供应商等. 只有当KB88凯时官网有健康的现金结余时,这种水平的支出才是可持续的, 如果KB88凯时官网继续进行教学和研究,如果KB88凯时官网压制所有不必要的支出,收入就会继续流动.

在这一点上,KB88凯时官网希望能够完成本学年, 履行教与学的义务,赚取及保留学费收入. 由于学者和专业服务同事在实施在线交付和评估方面的令人难以置信的努力,KB88凯时官网预计在5月份从学生贷款公司收到6000万英镑,作为本年度国内/欧盟本科学费的50%分期付款的一部分.

KB88凯时官网计划尽可能推迟资本支出,以保留现金和保护就业机会.

每个人都有自己的角色. KB88凯时官网要求你尽量减少所有可自由支配的开支. 然而, KB88凯时官网不想妨碍KB88凯时官网支持教学体验的能力,因为这保护了KB88凯时官网最大的收入来源. 同样,KB88凯时官网应该保护KB88凯时官网的研究收入来源,因此研究补助金和合同的支出也不应受到阻碍.

请不要提高新财政年度的采购订单 如果这些目标有无法实现的风险,在哪些方面可以避免. 请联系您的学院/服务财务规划 & 如果你不确定该做什么,请向团队报告.

请不要提前支付商品和服务的费用 您对公司履行订单的能力有任何怀疑或担忧. 如有疑问,请联系 procurement-operations@埃克塞特.ac.uk.

财务主管也可以使用 新型冠状病毒肺炎成本捕获表 它提供了一种机制,让预算持有者提醒KB88凯时官网不可避免的成本, 成本的延期或收入流的损失. 重要的是,KB88凯时官网要捕捉到实质性的影响,这样KB88凯时官网才能更好地了解KB88凯时官网的财务状况.

展望下一个财政年度,你不应该简单地认为今年未花的钱可以转到下一年.

KB88凯时官网最大的财政挑战不会发生在本财政年度剩下的4个月, 明年KB88凯时官网才能更好地了解新冠肺炎对招生的影响.  2020/21年度,KB88凯时官网的国际学费收入预算为9600万英镑, 来自本国的欧盟学生则是1.7亿英镑, 以及其他收入来源, 支付KB88凯时官网的工资. 在这个不确定的时期,他们处于危险之中,所以KB88凯时官网需要尽一切努力发展KB88凯时官网的在线教学支持和交付机制,并与行业团体合作,确保政府了解对大学的影响. 预算经理只有在明确的业务需要支持收入流或紧急的业务连续性原因时才应该计划支出, 不仅仅是因为有一个历史性的预算或本财政年度可能支出不足. 首席财务官将在未来几周内就明年的预算管理制定进一步的指导意见.

KB88凯时官网就会在不必要的开支上越精打细算, KB88凯时官网的财政实力就能维持得越久, KB88凯时官网保护就业保障的时间越长,KB88凯时官网支持教育和研究的时间就越长.

Andrew Connolly,首席财务官

2020年4月

KB88凯时官网最大的财政挑战不会发生在本财政年度剩下的四个月, 明年KB88凯时官网才能更好地了解COVID-19对招生的影响.  因此,不会自动将未使用的预算结转到明年.

KB88凯时官网确实认识到这种需要, 然而, 为了保护KB88凯时官网的学生和学习经验,为了做到这一点,可能会有特殊情况,KB88凯时官网明年需要寻找额外的资金来支持 至关重要的 核心 今年已经推迟的活动.

这将由您的财务主管根据具体情况进行考虑. 这是相关的, 额外的资金超过5英镑,000, 请将详情发邮件给你的财务主管.

如果KB88凯时官网足够幸运,旅行/活动有保险的话, 在一段时间内,KB88凯时官网不太可能看到这些费用的退款,KB88凯时官网可能不会得到所有发生的费用的补偿.

为了使KB88凯时官网能够尝试并收回尽可能多的成本,KB88凯时官网请求您的帮助:

i)     如果旅行/活动是使用“点击旅行”或“按键旅行”预订的

如果你在Key 旅行订了房, 请记住,一旦您知道不需要旅行,请立即取消采购订单. 您不需要采取任何行动来收回“点击旅行”或“按键旅行”取消的费用,因为当航空公司/旅行供应商取消时,大学正在直接与这些供应商合作来收回这些费用.

ii)    如果旅行/活动是使用您自己的个人付款方式支付的(但不是通过点击旅行或按键旅行预订的)

大学认识到,员工在处理大学事务时所产生的所有费用均应获发还, 即使旅行/活动已经取消.

在哪里旅行/活动已经取消, KB88凯时官网请求您的帮助,首先尝试通过您的旅行/活动提供商收回费用. 有关如何收回这些费用的详细信息应由您的提供商在其网站上提供.

如果这是不可能的,并使用您自己的个人信用卡或借记卡支付, 请尝试向您的信用卡提供商收回费用. 如何收回成本的详细信息应在您的信用卡提供商的网站上提供.

如果您已经使用费用报销系统报销了旅行/活动费用,随后从旅行/活动提供商或您的信用卡提供商处收到退款, 那么你必须偿还大学:

      • 电子邮件 应付账款 与退款的细节,引用费用索赔号码,退款有关.
      • 你将被提供大学的银行详细信息,并被要求在付款时引用一个参考号码.

 如果您的旅行/活动提供商或信用卡提供商不愿意提供帮助,请联系 Procurement-Operations

3)   如果旅行/活动是用大学信用卡支付的(但不是用点击旅行或钥匙旅行)

在哪里取消了旅行/活动, KB88凯时官网请求您的帮助,试图通过您的旅行/活动提供商收回费用. 有关如何回收这些费用的详细信息应由您的供应商提供.

如果不可能的话, 那么KB88凯时官网就可以从大学的信用卡提供商NatWest那里收回成本. 因为卡上写的是您的名字, KB88凯时官网需要您的帮助,请按卡背面提供的号码与NatWest银行联系,进行索赔或使用他们的服务 在线表单.

填写表单,包括所有必填字段 & 单击submit.  如果您预订的只是旅行(飞机/火车),请在“是否为“旅行团度假”的问题上回答“否”. 提交此表格后,您可能需要提供进一步的信息, 因此,请回复NatWest的任何进一步请求.

国民西敏寺银行还没有提供任何信息,说明他们需要多长时间来处理你的申请.  请保留一份申请表副本 & 提交日期,如果你没有收到付款或关于你的申请如何进行的信息,你可以追踪它.

一旦退款就会打回你的大学信用卡, 你需要确保这与T1中的card语句一致. 关于如何完成这项工作的指导将很快在这里提供.

iv)如果使用采购订单支付了旅行/活动费用(但供应商不是Click 旅行或Key 旅行)

第一步是检查您的采购订单并找出可能已经支付给该供应商的金额-在“我的采购订单”功能中查看您的采购订单.  任何已支付给供应商的金额将显示在“发票”栏中.

如果订单已经全部或部分开票, 然后联系供应商取消订单,并要求退款或此金额的信用通知.

如果供应商正在发送退款或信用通知,您应该通知 应付账款 期望这些资金并将其应用到正确的供应商账户. 包括你的PO号, 供应商编号/名称以及资金将如何和何时退还的完整细节将在您的电子邮件中发送.

如果供应商不愿意退款,请联系 采购业务 寻求建议.

财务规则非常明确,KB88凯时官网需要在收到/交付货物和服务的当年对其进行核算.

因此, 如果供应商不能提供他们的服务,直到明年,这将不得不从明年的预算.

在这种不确定的金融环境下,KB88凯时官网应该避免提前为商品和服务付款.

虽然计划和开支的某些方面可能需要检讨, KB88凯时官网确实需要继续保护KB88凯时官网的研究收入来源,因此在可能的情况下,研究补助金和合同的支出应继续下去.

由于新型冠状病毒肺炎限制(如实验室准入和采购限制),计划的研究活动无法继续进行。请学者考虑其他交付方式.

KB88凯时官网强烈鼓励可以在家庭环境中继续进行研究的缓解措施,例如基于办公桌的研究, 在线实地工作, 数据分析, 撰写报告和准备出版物.

这可能是不可能的(e.g战略设备项目)请联系您的相关研究服务集群,讨论任何潜在的免费扩展和其他替代方案,并参考相关资助者指导.

这可能会影响通过你的研究基金资助的相关招聘, 连同任何相关的匹配资金, 你的研究服务集群也可以提供哪些支持.

鼓励研究同事访问研究工具包, 包括新型冠状病毒肺炎研究和资助信息, 并包括一些有用的常见问题- http://www.tangcueco.com/Researchtoolkit/fundinginformation/covid-19/

如果这不是必要的,就应该避免.

如果经费用于支持KB88凯时官网的核心教学, 研究或未来的创收活动将继续得到支持,符合条件的支出的正常规则将继续适用. 研究政策详细说明符合条件的支出可在您的学院网页.

如果您需要额外的IT设备/打印机,这应该 不 使用研究津贴获得报酬. 请联系 www.埃克塞特.ac.英国/ ithelpdesk ,请求将被发送给您当地的IT业务合作伙伴以供考虑.

书在哪里 至关重要的 对你的研究, 这项花费现在是允许的,你可以从你的研究津贴中获得T1费用报销. 

请注意,所有从你的研究津贴中购买的书籍都是大学的财产,必须在图书使用完毕和校园重新开放时转交给图书馆. 填写图书费用报销单:

  • 在下拉列表中选择“Books”作为支出类型.
  • 注意描述中的书名,以便图书馆服务跟踪哪些书应该归还.

如果你的预算受到限制, 您应该假定这些限制将继续存在,除非您收到其他通知.

如果当前的预算限制导致你无法完成核心活动, 请联系你的财务主管,他会考虑你的情况. KB88凯时官网不断地重新评估和应对KB88凯时官网所处的环境,并已经采取了以下一些临时措施:

以下措施只适用于支援大学核心教学及研究活动的必要开支. 如果购买是随意的,应该避免这种情况.

图书馆花: 由于校园和图书馆都关闭了,阅读材料在哪里 必要的, 以及在哪里获得图书馆的许可 而且 预算持有人这样做, 你可以自己购买阅读材料,并使用费用回收这些材料. 请注意,所有由大学支付的书籍都是大学的财产,必须在工作完成和校园重新开放后归还图书馆. 请在填写报销单时确保:

  • 选择“账务”作为支出类型.
  • 附上来自图书馆和预算持有人的电子邮件确认此次购买已获授权.
  • 在描述字段中注意图书的标题,以允许图书馆服务团队跟踪应该归还哪些图书.

IT设备支出: 由于目前形势的突然发生, 员工可暂时购买在家办公的资讯科技外设(即.e. 耳机,相机,麦克风等)自己收回费用. KB88凯时官网现在已经在家工作了几周,购买IT设备的正常做法应该会恢复. 个人打印机不应使用大学的资金购买,因为大学继续致力于其可持续发展和环境议程. 如果您希望购买新的笔记本电脑或外设请联系 www.埃克塞特.ac.英国/ ithelpdesk.

如果支出被认为是实现KB88凯时官网的核心活动所必需的, 你可以像往常一样使用T1继续提高采购订单/产生费用. 

员工在任何情况下都不应进入校园领取快递. 

凡需要将货物重定向到您的家庭地址,请联系 procurement-operations@埃克塞特.ac.uk 谁将讨论其他安排.

若要请求将您的家庭地址添加到T1,请参见 申请一个新的T1交货地址

与您的供应商联系,确认他们已将您的订单交付到哪个大楼.

然后发邮件给 采购业务 当你被允许返回校园时,谁会协调和安排你去领取.

在提交费用索赔之前,KB88凯时官网应该鼓励他们遵循与KB88凯时官网自己的员工相同的流程,并尝试收回成本.  首先从旅行提供商那里,如果使用这种支付方式,则通过他们的信用卡提供商.

只有在以上都不可能的情况下,KB88凯时官网才会考虑报销费用.

KB88凯时官网还应该让他们取消所有活动, 住宿, 旅行等尚未发生,以避免进一步的费用.

如果您已经通过报销系统报销了个人旅行/活动费用,随后您从旅行/活动提供商或您的信用卡提供商处收到退款, 那你就得把钱还给学校.

使用T1完成个人开支申索的教职员或学生:

  • 电子邮件 应付账款 你的职员/学生ID, T1费用报销和退款金额的详细信息.
  • 然后,应付账款团队将与您联系,建议如何将资金转回大学.

已填写内部或外部付款要求表格的员工:

在一般情况下, 如果你已经订购了一件物品,并且你能够确认它已经被学校接收(即使你无法访问它,并且在你被允许返回校园之前为你存储它), 然后必须接收采购订单,因为未能按时接收可能会导致向供应商付款的延迟.

如果你知道这些物品有保质期,可能在你返回校园之前就过期了, 请联系供应商咨询. 

如果商店团队确认他们已经收到您的订单,并为您存储, 那么请收到您的订购单-见 收到大学用品订单

有关收据的帮助,请参见 接收T1采购订单.  任何其他有关收据的查询应直接向 财政帮助台.

No, 如果你因活动/旅行的费用报销而收到任何款项,这些款项必须尽快偿还给大学. 

这些资金不得保留, 即使这次旅行可能会在未来的某个时候重新安排.

偿还大学费用:

  • 电子邮件 应付账款 与退款的细节,引用费用索赔号码,退款有关.
  • 你将被提供大学的银行详细信息,并被要求在付款时引用一个参考号码.

KB88凯时官网建议所有在家中接收货物的同事,要注意货物的包装以及将货物送到您手中的过程. 

如果有疑问,请参考皇家邮政网站,那里有一些很好的建议.

KB88凯时官网只期待剩余实验室的订单,这是开放的和任何其他批准的工作. 

在任何情况下都不能使用化学品, 化合物或任何其他需要特殊处理或具有危险性质的物质被订购到您的家庭地址, 无论是为您返回工作做好准备,还是在家中工作时使用.

KB88凯时官网感谢每个人如此迅速地动员起来,KB88凯时官网希望确保KB88凯时官网能像在工作中一样支持同事们安家.

正常的购买规则仍然适用,但用于帮助人们在家中购买必需品, 周边物品可通过报销方式购买并返还.

所以如果你需要一个低价值的IT设备,比如耳机, 鼠标或键盘你可以在网上买到, 把它送到你家里,然后通过费用报销报销——保留收据,并把它的图片附在你的费用报销单上.

看到 员工费用登记表 帮我报销费用.

用于其他类型的IT购买(例如计算机), 平板电脑和手机)请看埃克塞特IT的指导 在这里.

Office Depot的不采购订单目前不应该创建,以防他们试图交付到校园.  这是因为添加到请购单中的任何附加信息(如家庭住址)都不会在发送给供应商的订单上复制. 

如果有必要的文具,你需要在家里工作, 然后请从任何在线供应商订购这些可以送货到你的家庭地址. 然后创建一个费用报销单来报销费用.

帮助创建一个费用索赔- 员工费用登记表

KB88凯时官网非常清楚,在当前COVID-19大流行的情况下,现金流从未如此重要,KB88凯时官网将竭尽全力支持KB88凯时官网的供应商和中小企业.

KB88凯时官网已经更新了KB88凯时官网的网页,在此期间为供应商提供一些有用的指导, 除了KB88凯时官网的标准常见问题-见 供应商资料.

首先, 如果供应商想要讨论与他们的合同关系(包括付款条款)有关的任何紧急或具体的事情, 请让他们给我发邮件 procurement-operations@埃克塞特.ac.uk 并在电子邮件标题中注明“供应商救济”,以提请类别经理注意.

除此之外,这里有一些实用的技巧,以确保KB88凯时官网可以及时付款:

工作人员在家工作时,应向英国税务海关总署(HM Revenue 而且 Customs)了解任何自付费用(每周不超过6英镑).

任何申请都应通过HMRC门户网站,使用您自己的数字政府网关帐户 http://www.gov.uk/tax-relief-for-employees/working-at-home.

这个声明应该 通过大学的费用系统(T1或纸质索赔),但如上所述,通过HMRC门户网站.

大学对环境和可持续发展政策和实践的承诺仍然存在,因此在家工作时应避免打印,除非你有职业健康评估(OHA)建议你使用打印机, 墨水和纸,在家里工作,以支持残疾人. 

如果你有OHA, 请与您的部门经理联系,以便他们安排将这些物品送到您的家庭地址. 

没有OHA的员工在家工作时不能报销打印机或打印耗材(如墨水或纸张).

职业卫生团队可在新型冠状病毒肺炎封锁期间提供指导 在这里.

大学人力资源部门可能会批准延期(经您本人和学院同意),但前提是您的申请因新型冠状病毒肺炎直接导致延迟.  如果被批准,你的费用可以申请,但要纳税.  如果您遇到这种情况,请与您的学院财务团队联系以了解更多细节.

有关大学搬迁津贴指引的详情,请参阅 在这里.

另外, 您作为员工可以直接向HMRC申请正式延长免税期. KB88凯时官网的人力资源部门可以为您提供一封模板信,帮助您向HMRC申请.

关于HMRC的时间限制的信息是可用的 在这里.

此时, 每个人都被要求尽量减少可自由支配的开支,以保护大学的现金余额.  因此,在不必要的地方,应该避免支出.  这包括个人发展账户(pda)和初创企业的支出资金.

如果经费用于支持KB88凯时官网的核心教学, 研究或未来的创收活动,则将继续获得支持,而符合资格的PDA/启动支出的正常规则将继续适用. 政策详细说明符合条件的支出可在您的学院网页.

如果你有一个特别的疑问,关于某件事是否应该被归类为基本支出, 如有任何意见,请联络你的部门主管.

在目前的情况下,不可能进行现金支付,因此参与者的付款(自付费用和时间补偿)需要通过电子方式支付. 

For 研究 with <10 participants:

  • 进行研究的工作人员或学生应完成一份 v1参与者付款申请表 对于每个参与者,找到 在这里.
  • 电子填写表格是可以接受的.  目前无须打印、签署或扫描纸张形式的表格.
  • 将预算/项目代码包含在支付成本的表单的账户代码字段中.
  • 先把填好的表格寄给预算负责人,让他们转寄给 accountspayableenquiries@埃克塞特.ac.uk.  这为预算持有人提供了付款授权. 

对于参与人数在10人或以上,最多不超过70人的研究:

  • 完成 批量上传电子表格 上面有所有参与者的银行和个人信息. 
  • 在电子表格中包括预算/项目代码,这些付款将被计算成本.
  • 首先将完成的电子表格发送给预算负责人,并要求他们转发给 accountspayableenquiries@埃克塞特.ac.uk.  这为预算持有人提供了付款授权. 

如果参与者被允许申报他们的实际开支, 使用外部付款申请表格 在这里 相反,像往常一样提供收据.

有关填写表格的帮助,请联系 财政帮助台 或致电01392 726981.

如有疑问,已完成的表格已发送到应付帐款,请联系 accountspayableenquiries@埃克塞特.ac.uk 或致电01392 722777.

请使用 预支和解 参阅如何使用T1财务系统,以说明预支款项的用途.

小抄包括如何退还任何未花完的金额,以及如何获得报销,如果有超支.

PDAs内的资金是学院资金,预算持有人对资金的使用有自由裁量权,前提是资金的支出符合大学的规定. 

转入PDA账户的资金成为大学资金,以后不能支付给个人.

如果由于承担大学业务而产生的额外费用,则可以通过费用报销来报销.

这是惯例,也符合英国税务海关总署的规定, 索赔必须附有额外费用的证明.  这可以是电话账单的形式,在附件中突出显示与业务相关的电话.

工作人员只能得到所产生的额外费用的补偿.  与业务相关的电话在标准电话合同的限制范围内,并且没有产生额外的费用, 你不能为此提出索赔.

有关使用T1报销费用的帮助,请参见 员工费用登记表.

该大学的立场仍然是为工作进行国际旅行, 研究, 研究, 或任何其他大学业务都不能预订,无论计划的旅行是多么遥远的未来.

同时KB88凯时官网也了解到员工和学生都在期待新学年的到来, 思考研究, 会议和海外学习, KB88凯时官网目前无法安排旅行保险. 这是因为可以预见的是,由于新型冠状病毒肺炎,旅行可能会取消.

如果有特殊情况,这意味着旅行是必要的和不可避免的, 请参阅 旅游页面 有关申请旅行计划所需的手续详情. 这一流程适用于国际旅行和英国旅行,因为英国境内的地区可能会受到当地封锁的影响,仍然需要适当考虑风险并安排保险.

如获授权,采购运营团队将代表您进行旅行预订.

目前, 所有员工(采购运营团队除外)都被禁止直接使用“点击旅行”和“关键旅行”进行旅行预订,或使用大学购买卡支付旅行费用.

 

UoE政策和信息

有关旅行、保险和注意义务的资料

国际旅游资讯

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旅游政策 

 

帮助和支持旅行预订

联系 procurement-operations@埃克塞特.ac.uk

如果这是DSE驱动的请求, KB88凯时官网有两家供应商可以提供合适的桌子,DSE评估将支持您所需物品的订购, 包括送货到你家. 

如果这不是DSE驱动的,并且您目前的家庭工作安排意味着您正在寻找替代设备, 请先和你的部门经理谈谈.  他们可能会检查学校是否能够(通过校园服务)为你提供并运送书桌到家里,或者能够通过其他途径授权购买书桌.